그동안 사업하면서 만난 기업고객의 고민 가운데 가장 큰 것을 꼽는다면 종이로 보관하고 있는 중요한 문서의 관리 문제다. 종이는 장기간 보관하기 어렵고, 중요한 정보인 데도 찾아보거나 선별해서 폐기하는 것은 더 어렵기 때문이다.

간단한 해결 방법은 종이문서를 스캔, 이미지 파일로 변환시켜서 전자화 문서로 만드는 것이다. 여기에는 눈에 보이는 이미지 이외에 활용을 위한 색인정보, 본문 풀텍스트 정보 등을 추가할 수 있다.

이런 간단한 방법이 있는 데도 전자화 문서가 왜 디지털 사회 전환에 문제인지 살펴보기로 하자.

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즉 업무상 발생하는 종이문서를 각자의 장소에서 직원이 즉시 전자화해 센터로 이관하는 모델이다. 이를 통해 기업은 비용 절감 및 생산성 향상 효과를 얻을 수 있고, 센터 사업자는 더 많은 사업 기회가 열린다는 점에서 기대가 되는 제도다. 단 기업의 직원이 직접 처리하다 보니 전문 사업자보다는 품질이 떨어질 수 있어 이에 대한 보완 방안도 필요할 것으로 보인다.

디지털 사회로 전환하기 위해서는 각 산업에서 발생하는 막대한 양의 종이문서를 효율적으로 전자화 처리, 디지털 문서로 전환하는 것이 필수다. 종이문서 보관으로 고민하고 있는 기업 역시 관심을 기울여서 도입을 검토할 시점이라고 생각한다.

명유진 제니스에스티 대표 eugene@zenithst.com

출저 :  https://www.etnews.com/20220824000139